Professionelle Besucherverwaltung mit 3V ROOMS

Fehlende Informationen über Buchungen, Änderungen oder Ablehnungen können kostspielige Inaktivitätszeiten verursachen. Die Verpflegung wurde trotz Absage des Treffens geliefert. Die Bestuhlung stimmt nicht mit der Teilnehmerzahl überein. Oder es konnten zu wenig Parkplätze reserviert werden, da diese nicht direkt mit einer Buchung verknüpft wurden und somit die Übersicht verloren ging.

Durch Echtzeit-Benachrichtigungen an alle Beteiligten können diese Fehler vermieden werden. Hausdienst, Rezeption und Catering-Dienstleister werden informiert und können ihre Aktivitäten entsprechend planen. Mit der kostenlosen Service App von 3V ROOMS können Service Provider aktuelle Bestellungen, Änderungen und Stornierungen auf einem Tablett anzeigen und bleiben so auch unterwegs immer auf dem neuesten Stand.

Um schnell und effizient arbeiten zu können, müssen Mitarbeitende ihre Hilfsmittel möglichst individuell ihren Bedürfnissen anpassen können. 3V ROOMS kann durch gespeicherte Listenansichten den persönlichen Anforderungen entsprechend konfiguriert werden. Das heisst, jeder Mitarbeitende kann für sich eine beliebige Anzahl an Listen erstellen, benennen und abspeichern. Eine Favoritenliste wird immer als Standard angezeigt. Alle weiteren Ansichten können in einer DropDown Box mit nur zwei Klicks gewählt werden. Besonders nützliche Ansichten können für weitere Nutzer zum Abonnieren freigegeben werden. Ebenso lassen sich Ansichten von Administratoren an alle Nutzer als globale Listen verteilen. So sind bereits bei der Inbetriebnahme von 3V ROOMS hilfreiche Ansichten einfach verfügbar.

Fehlende Informationen über Buchungen, Änderungen oder Absagen verursachen kostspielige Leerläufe. Catering wird geliefert, obwohl die Sitzung abgesagt wurde. Es werden Umstuhlungen ausgeführt, obwohl diese nicht mit der Teilnehmerzahl kompatibel sind. Oder es werden zu wenig Parkplätze reserviert, weil diese nicht direkt einer Buchung zugeordnet werden können und somit die Übersicht fehlt.

Dank Echtzeitbenachrichtigungen an alle involvierten Stellen, können diese Fehler verhindert werden. Hausdienst, Empfang und Cateringdienstleister sind jederzeit informiert und können ihre Aktivitäten entsprechend planen. Mit der kostenlosen Service App von 3V ROOMS ist es Dienstleistern möglich, aktuelle Bestellungen, Änderungen und Stornierungen auf einem Tablet anzuzeigen und so auch unterwegs stets auf dem aktuellsten Stand zu bleiben.

Manchmal muss es schnell gehen. Wer sitzt gerade in welchem Meetingraum? In welchen Raum wurde das Marketingmeeting verschoben? Welche Raumreservationen wurden noch nicht freigegeben? Sie wollen diese Informationen in sekundenschnelle abrufen können. Dank 3V ROOMS stehen diese Informationen auch unter Zeitdruck problemlos zur Verfügung.

Die Kalenderansicht von 3V ROOMS kann Buchungen mit bestimmten Merkmalen hervorheben. Buchungen mit Equipment, Catering, Parkplätzen oder solche, die zu einem Anlass gehören sind so mit einem Klick gefunden.

Standardfunktionalitäten von Outlook wie Drag&Drop sind sowohl im Outlook Plugin als auch in der Webapplikation möglich. Teilnehmer werden automatisch über Änderungen informiert, ohne das der Versand der E-Mail manuell bestätigt werden muss.

Mit 3V ROOMS kann Equipment unabhängig von Buchungen verwaltet werden. Mobile Beamer, Flipcharts, Audiotechnik und weitere bewegliche Einheiten können gebucht werden. Die Bestände werden in Echtzeit angepasst, so dass nicht mehr Geräte als verfügbar zur Reservierung bereit stehen. Equipment kann auf Kostenstellen verrechnet werden. Serienbuchungen sind möglich als auch eventuell notwendige Vor-/Nachlaufzeiten erfasst werden.

3V ROOMS unterstützt die optimale Auslastung und Administration von Ressourcen dank automatisch berechneten Vor- und Nachlaufzeiten. Dazu werden Reservierungen, basierend auf anstehenden Tätigkeiten wie Umstuhlungen, Audio- / Videovorbereitung oder Aufräumarbeiten, vor- und/oder nachgelagert verlängert. So können Dienstleistende sicher sein, genügend Zeit für Arbeiten zur Verfügung zu haben und Buchende wissen, dass das Sitzungszimmer zum Start der Reservation tatsächlich bereit ist.