Mehrwert dank Outlook Integration

Ein Grossteil aller Mitarbeiter (rund 90 Prozent) haben sehr einfache Anforderungen an ein Raumbuchungssystem: In den meisten Fällen organisieren sie einen Termin oder eine Terminserie via Outlook und möchten hierfür einen passenden Raum mit der richtigen Ausstattung, wie Beamer, Flipchart etc. finden. Vorzugsweise ohne dafür ein zweites Programm öffnen zu müssen.

Für diesen zusätzlichen Service stellt das Outlook Plugin von 3V ROOMS eine integrierte, ergonomische Oberfläche zur Verfügung. Über verschiedene Filterkriterien und Standardeinstellungen zeigt 3V ROOMS dem Nutzer umgehend den passenden Raum an, die Buchung erfolgt rasch und unkompliziert mit einem einzigen Klick.

3V ROOMS und Outlook verstehen sich blind – wird in einem der beiden Systeme eine Reservation neu vorgenommen oder geändert, erfolgt umgehend die Synchronisation der Änderungen ins jeweils andere. Involvierte Stellen, wie Dienstleister oder Teilnehmer, werden bei Bedarf automatisch über die Änderungen informiert. Sollte es vorkommen, dass bei einer Verschiebung ein Konflikt entsteht, weist 3V ROOMS den Benutzer umgehend darauf hin – entweder durch Zurücksetzen der Reservation oder per E-Mail-Notifikation.

Bei der Verfügbarkeitsprüfung für Serienbuchungen bietet 3V ROOMS eine smarte Lösung: Das System zeigt dem Benutzer auch jene Räume an, die nicht an allen Terminen der Serie frei sind. Damit steht es dem Organisator frei, für die betroffenen Daten einen Ersatzraum zu wählen oder einen alternativen Termin festzulegen. So kann der Benutzer an seinem grundsätzlich präferierten Raum festhalten und muss nur an einzelnen Daten auf eine Alternative ausweichen. Selbstredend steht diese hilfreiche Funktion sowohl im Outlook als auch in der Webapplikation zur Verfügung.

Sie nutzen Outlook nicht? 3V ROOMS hat auch eine Lösung für alle Nicht-Outlook-Nutzer: Über ICS Dateien stellen wir die Integration von Drittkalender von Anbietern wie Google, Lotus Notes etc. zur Verfügung. Wer noch mehr Integration wünscht, kann dies über die angebotene REST-API Schnittstelle realisieren lassen.