Web-Plattform
Verwalten und konfigurieren Sie die buchbaren Ressourcen wie Räume, Arbeitsplätze, Equipment, Parkplätze, Fahrzeuge oder benutzerdefinierte Ressourcen.
- Ressourcenverwaltung
- Personalisierung
- Gebäudepläne
- Catering & Services
- Hospitality
- Statistiken & Reporting
Standorte
Sie können verschiedene Standorte und Hierarchien konfigurieren. Unterschiedliche Standorte, Gebäudestrukturen wie Etagen und Bereiche einfach abbilden.
Organisation, Rollen und Rechte
In Kombination mit Ihrer Firmenstruktur können Sie Rollen und Rechte nach Ihren Bedürfnissen konfigurieren.
Sie können über 150 spezifische Berechtigungen individuell über standort- und globale Kriterien vergeben.
Öffnungszeiten, Sperrzeiten und Feiertage
Öffnungszeiten können über Standorte konfiguriert werden. Sperrzeiten und Feiertage können über Standorte und sogar auf Stufe Ressource unterschiedlich hinterlegt werden.
Prozesse & Workflows
Steuern Sie Ihre Prozesse mit flexiblen Workflows und Status. Dabei können Status und Abfolgen kundenspezifisch konfiguriert werden. Sogar mehrere unterschiedliche Workflows können erfasst und zugewiesen werden. Zudem können bei Statuswechsel Notifikationen ausgelöst werden: Superuser werden z.B. informiert, dass sie eine Anfrage oder eine provisorische Buchung freigeben müssen, Dienstleister erfahren, welche Arbeiten wann und wo zu erfolgen haben
Ressourcen Verwaltung
Um Ressourcen auf Ihre Bedürfnisse konfigurieren zu können, stehen je nach Ressourcentyp diverse Attribute zur Verfügung: Beispielsweise Buchungsdauer (min./max.), Tarifkategorie, Workflow, Sperrzeiten, Feiertage, Türschild, Medien und Beilagen, Bestuhlung mit Anzahl Personen (min. / max.), Vor- und Nachlaufdauer sowie Check-in/-out und No Show Delay, welches definiert, nach wie vielen Minuten ohne Check-in der Raum wieder freigegeben wird.
Equipment Verwaltung
Mit 3V ROOMS kann Equipment unabhängig von Buchungen verwaltet und auf definierte Kostenstellen verbucht werden. Buchbares Equipment sind: Mobile Beamer, Flipcharts, Audiotechnik und weitere bewegliche Einheiten. Die Bestände werden in Echtzeit angepasst, so dass nicht mehr Geräte als effektiv verfügbar zur Reservierung bereitstehen. Zusätzlich können Serienbuchungen sowie optional Vor- und Nachlaufzeiten erfasst werden.
Virtuelle Räume
Haben Sie eine Aula, die auf mehrere Räume aufgetrennt werden kann? Kein Problem, denn auch dieses Szenario kann mit 3V ROOMS abgebildet werden.
Personalisierung
Individualisieren Sie Ihr 3V ROOMS Erlebnis mittels persönlicher Einstellungen. Über einen automatisierten Benutzerdatenimport können Sie über die Grunddaten Ihrer Person weitere Einstellungen vornehmen. Zudem haben Sie die Möglichkeit Ihre Arbeit im System zu verfolgen, und zu prüfen was Sie wann gemacht, und welche Notifikationen Sie ausgelöst haben.
Erstellung und Verwaltung von Plänen
Hinterlegen Sie Ihre Gebäudepläne in 3V ROOMS und verknüpfen Sie die Ressourcen ganz einfach auf dem Plan.
Dienstleister & Angebote
3V ROOMS ermöglicht Ihnen die flexible Strukturierung Ihrer Angebote und Kategorien.
Angebote weisen zahlreiche konfigurierbare Eigenschaften auf, wie Angebotsnummer, Name, Bildmaterial sowie Preise und Stornierungskosten. Einzelne Angebote können in Pakete zusammengefasst werden. Damit stehen dem Benutzer verschiedene Optionen zur Auswahl zur Verfügung. Bei der Strukturierung seiner Angebote in verschiedene Kategorien hat der Dienstleister maximale Flexibilität. Für jedes Angebot kann er definieren, was die erwartete Vorbereitungszeit ist, aufgrund derer sich unter anderem auch die Verfügbarkeit des Angebots errechnet.
Angebotszonen verwalten
3V ROOMS bietet Ihnen Unterstützung bei der Bereitstellung von zielgruppenorientiertem Catering und Services in flexibel verwalteten Angebotszonen.
Hierbei können Räume in Zonen zusammengefasst werden und der Dienstleister entscheidet, für welche Benutzergruppen und zu welchen Kosten die Angebote dieser Zone zugänglich gemacht werden sollen. Beispielsweise können Mitarbeitende mit Kundenkontakt andere Dienstleistungen erhalten als Mitarbeitende ohne Kundenkontakt.
Der Dienstleister kann pro Angebotszone unterschiedliche Arbeitszeiten definieren. Auf dieser Basis und unter Berücksichtigung der Vorbereitungszeit errechnet sich die Verfügbarkeit des Angebots. Preise sowie Stornierungskosten können pro Währung und Angebot festgelegt werden. Der Preis eines Angebots kann auch innerhalb einer Zone übersteuert und mit einer zeitlichen Begrenzung (z.B. für Preisänderungen) versehen werden. Zudem können Pauschalkosten (z.B. für die Lieferung) für jede Angebotszone hinterlegt werden.
Benachrichtigung der Dienstleister
Der Dienstleister entscheidet, über welchen Kanal er seine Bestellungseingänge erhalten will.
Lieferanten haben verschiedene Möglichkeiten sich über den Bestelleingang der Dienstleistungen zu informieren: entweder klassisch über die Weboberfläche, per ServiceApp oder per E-Mail. Das Versenden der E-Mails kann dabei gesteuert werden. Dies ermöglicht beispielsweise, dass die Bestellung erst wenige Tage vor dem Termin verschickt wird, um eine Mailflut an den Dienstleister zu verhindern.
Besucherübersicht
Zu jedem Zeitpunkt wissen welche Gäste im Haus sind.
Über eine Liste die flexibel gefiltert werden kann, sind alle Gäste einsehbar. Diese können an- und abgemeldet werden und Besucherpässe können ausgestellt werden. Sie wissen zu jedem Zeitpunkt, wer im Gebäude ist. Zudem haben Sie weitere praktische Informationen zur Hand, damit Sie jederzeit wissen, in welchem Sitzungszimmer die Kundenbesprechung stattfindet oder wen Sie informieren müssen, sobald die Gäste eingetroffen sind. Diverse Kategorien können bedient werden wie VIP, Firmenangaben, Organisator mit Kontaktangaben.
Aktuelle Informationen
3V ROOMS bietet Ihnen eine einfache und klare Übersicht sämtlicher relevanten Aktivitäten welche aktuell im Haus stattfinden. Dank der Echtzeit-Benachrichtigung werden Sie bei Änderungen von Buchungen und Dienstleistungen direkt informiert.
Fehlende Informationen über Buchungen, Änderungen oder Ablehnungen können kostspielige Inaktivitätszeiten verursachen: Die Verpflegung wurde trotz Absage des Treffens geliefert. Die Bestuhlung stimmt nicht mit der Teilnehmerzahl überein. Oder es konnten zu wenig Parkplätze reserviert werden, da diese nicht direkt mit einer Buchung verknüpft wurden und somit die Übersicht verloren ging.
Durch Echtzeit-Benachrichtigungen an alle Beteiligten können diese Fehler vermieden werden. Hausdienst, Rezeption und Catering-Dienstleister werden informiert und können ihre Aktivitäten entsprechend um-planen.
Individuelle Ansichten
3V ROOMS bietet individuell anpassbare Ansichten und Listen pro Mitarbeitenden zur effizienten und einfachen Arbeit.
Um schnell und effizient arbeiten zu können, müssen Mitarbeitende ihre Hilfsmittel ihren individuellen Bedürfnissen anpassen können. 3V ROOMS kann durch gespeicherte Listenansichten den persönlichen Anforderungen entsprechend konfiguriert werden. Das heisst, jede:r Mitarbeitende kann für sich eine beliebige Anzahl an Listen erstellen, benennen und abspeichern. Eine Favoritenliste wird immer als Standard angezeigt. Alle weiteren Ansichten können in einer DropDown Box mit nur zwei Klicks ausgewählt werden. Besonders nützliche Ansichten können für weitere Nutzer:innen zum Abonnieren freigegeben werden. Ebenso lassen sich Ansichten von Administratoren an alle Nutzer:innen als globale Listen verteilen. So sind bereits bei der Inbetriebnahme von 3V ROOMS hilfreiche Ansichten einfach verfügbar.
Buchungsverwaltung und Kalender
3V ROOMS lässt Sie ganz einfach eine Buchung bestätigen, verändern oder via Drag&Drop auf eine andere Zeit, Datum oder Raum verschieben.
Wer sitzt gerade in welchem Meetingraum? In welchen Raum wurde das Marketingmeeting verschoben? Welche Raumreservationen wurden noch nicht freigegeben? Sie wollen diese Informationen in Sekundenschnelle abrufen können. Dank 3V ROOMS stehen diese Informationen auch unter Zeitdruck problemlos zur Verfügung.
Die Kalenderansicht von 3V ROOMS kann Buchungen mit bestimmten Merkmalen hervorheben. Buchungen mit Equipment, Catering, Parkplätzen oder solche, die zu einem Anlass gehören sind so mit einem Klick gefunden.
Automatische Vor- / Nachlaufzeiten
3V ROOMS berücksichtigt auf Wunsch automatisch Vor- und Nachlaufzeiten fürs Umstuhlen und Aufräumarbeiten.
3V ROOMS unterstützt die optimale Auslastung und Administration von Ressourcen dank automatisch berechneten Vor- und Nachlaufzeiten. Dazu werden Reservierungen verlängert (vor- und/oder nachgelagert), basierend auf anstehenden Tätigkeiten wie Umstuhlen, Audio-/Videovorbereitung oder Aufräumarbeiten. So können Dienstleistende sicher sein, genügend Zeit für Arbeiten zur Verfügung zu haben und Buchende wissen, dass das Sitzungszimmer zum Start der Reservation tatsächlich bereit ist.
Reservationsanfragen
3V ROOMS unterstützt Sie bei der Verarbeitung von Reservationen. Sie erhalten die Anfragen übersichtlich dargestellt und können diese individuell bestätigen. Ihre Kundschaft erhält danach automatisch eine Notifikation.
Anfragen mit Abklärungsbedarf können unabhängig von spezifischen Ressourcen (bspw. Räume, Eventflächen) gestellt werden. Diese können anschliessend durch ein Facility Team bearbeitet und an die entsprechende Stelle weitergeleitet werden.
Die Anfrageformulare können spezifisch nach Ihren Bedürfnissen konfiguriert werden.
Management Cockpit
Mit 3V ROOMS können Sie sich Daten zur Auslastung und zum Buchungsverhalten aggregiert anzeigen lassen.
Buchungsstatistik
Mit 3V ROOMS gelangen Sie dank individuellen und vielfältigen Kriterien zur gewünschten Statistik.
Den Umfang der Buchungsstatistik können Sie selbst bestimmen, definieren Sie einfach die gewünschten Suchkriterien und Sie erhalten eine Übersicht der entsprechenden Buchungen.
Auslastungsstatistik
3V ROOMS bietet Ihnen eine Übersicht zur Nutzungsintensität einzelner Ressourcen.
Die Auslastungsstatistik zeigt, wie stark die von 3V ROOMS verwalteten Ressourcen genutzt werden. Identifizieren Sie Hotspots, viel- und wenig gebuchte Ressourcen und nutzen Sie diese als Entscheidungsbasis für Investitionen auf echten Bedürfnissen.
Konsumationsstatistik
Optimales Angebot für interne und externe Kundschaft dank detaillierter Statistik über das Konsumverhalten.
Die Konsumationsstatistik gibt Aufschluss darüber, welche Catering- und Service Angebote besonders beliebt sind und welche nur wenig Anklang finden. Das Angebot von internen und externen Dienstleistenden kann darauf basierend angepasst werden.
Abrechnungsübersicht
Nutzen Sie Ihre Nutzungsdaten für erweiterte Reports, beispielsweise in MS Excel.
Neben den konsolidierten Reservationsdaten können auch sämtliche Listen und Übersichten in Excel exportiert werden. Diese Daten können manuell oder durch Office Automation in graphische Reports weiterverarbeitet werden.