Besucher & Events zentral orchestriert

Wollen Sie nicht auch, dass sich Ihre Gäste bei Ihnen wohl und sicher fühlen?

Zeigen Sie Ihr Unternehmen von der besten Seite, wenn Sie Gäste und potenzielle Kunden im Haus haben.

Mit der zunehmenden Vernetzung unserer Welt benötigen Sie bei der Durchführung von Konferenzen und Events eine Lösung, welche das gesamte Kundenerlebnis, von der Buchung bis hin zum physischen Besuch vor Ort, managen kann. 3V ROOMS ist die Plattform für eine zentrale Planung & Umsetzung von digital gestützten Besucherevents.

Der perfekte Ablauf für «Managed rooms & Services» Sie, Ihre Gäste und potenzielle Kunden werden begeistert sein!

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Vor dem Termin

Event buchen

Ihr Verkaufsmitarbeiter – nennen wir ihn Paul - lädt potenzielle Kunden zu einem Verkaufsgespräch ein.

  • Er bucht einen Termin in Outlook und lädt die Gäste ein, dazu bucht er Räumlichkeiten und Catering Angebote, dies komfortabel mittels 3V ROOMS Outlook Addin.
  • Das Hospitality Team kann die Buchung nun prüfen und frei geben.
  • Einladungen werden automatisch per Notifikationen an die Gäste versendet.
  • Vor dem Event wird der Hausdienst und die Technik informiert, dass die Räumlichkeiten bereitzustellen sind. Gut, dass automatisch eine Erinnerung folgt und die Räumlichkeiten bereits zwei Stunden vor dem Termin reserviert wurden.
  • Zudem wurde auch die Küche/Catering informiert, dass Kaffee und Brötchen sowie genügend Wasser zum Start des Termins bereitzustellen sind. Am Mittag wird den Gästen ein Stehlunch und am Schluss des erfolgreichen Meetings ein erfrischender Apéro bereitgestellt.
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Während des Termins

Gäste treffen ein

Die Gäste treffen bei Ihrem Empfang ein. Sie sind bereits registriert, werden im System von 3V ROOMS angezeigt und können eingecheckt werden.

  • Spontan kommen zwei weitere Gäste hinzu, kein Problem, denn Sie können diese manuell einchecken. Automatisch wird nun die Küche/Catering über eine Notifikation informiert, dass sich die Personenzahl geändert hat und kann sofort genügend Essen zum Lunch sicherstellen.
  • Auf der Buchung steht der Name des Gastgebers Paul. Dieser kann nun vom Empfangsteam darüber informiert werden, dass die Gäste eingetroffen sind.
  • Zudem sehen die Gäste am Empfang einen Monitor, auf welchem Sie begrüsst werden und sie darüber informiert, in welchen Räumlichkeiten der Termin stattfindet. Beim Raum angelangt, ist auch dieser mit einem digitalen Türschild beschriftet.
  • Der Termin kann nun mit Kaffee und Brötchen erfolgreich gestartet werden.
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Nach dem Termin

Abschluss durchführen

Nach dem erfolgreichen Termin, verlassen die Gäste das Gebäude, das Empfangsteam checkt die Gäste aus.

  • Der Hausdienst und die Reinigung werden automatisch benachrichtigt, dass der Raum nun wieder hergerichtet werden kann. Hierzu wurde der Raum vorgängig mit einer Nachlaufzeit gebucht bzw. für weitere Buchungen gesperrt.
  • Die Buchung mit den aufgelaufenen Kosten kann nun per Export dem Buchhaltungssystem übermittelt werden. Auf Grund der Bekannten Kostenstellen, können die Kosten so «verursachergerecht» direkt abgerechnet werden.

Professionelle Besucherverwaltung

Die Arbeiten an einem Kundenempfang erfordern viel Geschick und Koordination mit diversen Interessengruppen.

3V ROOMS schafft Ordnung und Überblick: Individuell anpassbare Ansichten und Listen, Unterstützung von Workflows und Prozesse und ständige Kontrolle über ankommende, anwesende und abreisende Gäste entlasten Ihre Empfangsmitarbeitenden beim hektischen Alltag.

Mit 3V ROOMS erfassen Sie in wenigen Schritten alle nötigen Informationen und behalten während der gesamten Besuchsdauer zu jeder Zeit den Überblick – vom Eintreffen der Gäste bis hin zur Abreise.

Effizienz

Unterstützung von Workflows und Prozessen, um Aufgaben mit involvierten Stellen zu koordinieren und rasch zu erledigen.

Übersicht

Einfache Übersichten, alle relevanten Informationen werden zur Verfügung gestellt.

Sicherheit

Ständige Kontrolle der Besucherströme, Live-Übersicht der anwesenden und abreisenden Gäste.

Rasche Registrierung

Der erste Eindruck zählt

Echtzeitbenachrichtigungen

Catering & Services einfach dazu buchen

3V ROOMS integriert komplettes Catering und Dienstleistungen.

Mit 3V ROOMS buchen Sie Catering Services und weitere Dienstleistungen in einem Schritt mit Ihrer Raumreservation.

Unkompliziert

Zusätzliche Dienstleistungen und Services in einem Schritt mit Ihrer Raumreservation buchen.

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Direkte Kommunikation von Organisatoren und Dienstleistern sicherstellen mit der 3V ROOMS Service App.

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